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¿Para qué necesitas a tus mandos intermedios?

La velocidad a la que marchan los procesos empresariales, las necesidades de nuestra clientela, el pago de salarios… la actividad empresarial en general, requiere de una gran cantidad de tiempo y estricta organización. Para evitar que una sola persona lleve esta carga delegamos parte del trabajo en aquellas personas que consideramos tienen capacidad para hacerlo. De este modo creamos áreas o departamentos para distribuir tanto las atribuciones como las tareas a desarrollar dentro de la empresa.

Aún así podemos encontrarnos con que este personal no cuente con las habilidades necesarias para gestionar el área que le ha sido asignada y por tanto no logremos aumento en la productividad o incluso observemos cómo las actividades dentro de la empresa se ralentizan produciéndose cuellos de botella hasta en las ocasiones menos esperadas.

Esta situación, con frecuencia se produce ya sea por falta de interés y compromiso del personal empleado o por la falta de organización interna. Es habitual observar diversas situaciones en la gestión que lleva a cabo la persona que opera como mando intermedio:

  • No conoce con claridad cuáles son sus funciones y sus atribuciones.
  • Tiene problemas en la gestión de su tiempo.
  • Evita delegar tareas en sus colaboradores.
  • La comunicación descendente, entre nosotros y el mando intermedio y de este hacia el resto del personal no funciona correctamente.
  • La comunicación ascendente, del personal al mando intermedio y a nosotros no fluye.

En estos casos es conveniente trabajar sobre varios aspectos vitales en el ámbito empresarial. Trabajarlos con intensidad durante varias sesiones y meditarlos e implantarlos paulatinamente.

Una formación de este tipo requiere tiempo para ser implementada en las rutinas habituales de trabajo, por este motivo se planifican sesiones intermitentes, con un período de tiempo entre estas de modo que los mandos intermedios tengan la oportunidad y el tiempo necesario para asimilar como suyo lo aprendido en las sesiones.

La temática habitual a trabajar en estos casos es:

El rol del mando intermedio. Ocupan una posición clave en el sistema de trabajo, porque a ellos les corresponde planificar, ejecutar y controlar a los equipos. Deben de canalizar la estrategia, asumir los objetivos y conseguir que los equipos lleven a cabo una actuación orientada a las metas empresariales.

El arte de la planificación. Al tener planificados los escenarios sobre los que nos debemos mover y cómo movernos estamos reduciendo al máximo la incertidumbre pero no es menos cierto que la planificación permite coordinar mejor los esfuerzos al tener las actividades ordenadas y con un propósito, minimizando el trabajo no productivo.

La importancia del tiempo. Gestionar bien el tiempo es una habilidad muy valorada, ya que este factor mejora la productividad y la competitividad de la organización. Repartir el tiempo disponible y diferenciar urgencia de importancia puede determinar el rendimiento de una jornada laboral.

La toma de decisiones. Cualquier toma de decisiones debería incluir un amplio conocimiento del problema que se desea superar, ya que solo tras un adecuado análisis es posible comprenderlo y dar con una solución adecuada.

Dirigir a otras personas. Dirigir a personas es una pieza cada vez más crítica del puzzle empresarial actual. Los cambios tecnológicos y la globalización conducen a los directivos a vérselas con una complejidad e interdependencia crecientes en el manejo de los roles de los grupos de trabajo.

Comunicación eficaz. A nivel empresarial, la buena comunicación genera un retorno en forma de calidad y de incremento de la competitividad, refuerza el compromiso y el sentimiento de afiliación al grupo, estrecha vínculos, fomenta la identidad corporativa, entre otros muchos efectos positivos.

Resolución de conflictos. La existencia de conflictos no tiene por qué mirarse como algo negativo, ya que si estos se logran resolver con eficacia, las soluciones pueden conducir a un crecimiento profesional. En muchos casos, la resolución eficaz de los conflictos puede ser la diferencia entre los resultados positivos y negativos.

Los procedimientos de trabajo. Describen la forma específica de llevar a cabo una actividad. Se utilizan para aquellas actividades en las que se encadenan varias operaciones o intervienen distintas personas o departamentos de la empresa.

¿Te atreves a hacer cambios en tu empresa?

Desde hace unos años, los mercados se han caracterizado por una evolución constante que requiere que las empresas estén abiertas para lograr captar las exigencias de sus consumidores y garantizar su satisfacción. Surge la necesidad de que tanto la organización como el conjunto de trabajadores y trabajadoras entiendan la necesidad de aplicar mejoras y dirijan sus esfuerzos hacia su consecución.

Aunque seamos conscientes de las transformaciones en los modelos productivos, en la tecnología e incluso en los modelos sociales, en ocasiones las empresas siguen manteniendo cargas estructurales, dogmas tradicionales y culturas que impiden la mejora.

No se trata solamente de adaptarse, hacer reingeniería, realinear responsabilidades o implicar a trabajadoras, trabajadores y directivos en el proceso. Si no que es necesario mantener las modificaciones en el tiempo mientras nos mantenemos abiertos y flexibles ante nuevos posibles cambios que sean necesarios y para ello se hace necesario conseguir la participación de todas las personas implicadas.

Los trabajadores y trabajadoras son el motor productivo de la empresa. Las mejoras precisan que estos sean partícipes y, para ello, necesitan ser conscientes de cuáles son sus rutinas productivas, de cómo se comportan en su trabajo para poder introducir modificaciones que les permitan avanzar. Al gestionar el cambio hay que entender que para que las personas se comprometan no pueden ser arrolladas por las innovaciones, sino que el cambio se produce suave y paulatinamente.

Para poder a las personas implicadas como parte del proceso de cambio hace falta conocer sus valores, sus opiniones, sus comportamientos… y que éstos se alineen con los intereses de la empresa. Para ello es esencial contar con una comunicación efectiva y con datos que les permitan ser conscientes de sus patrones de conducta en el trabajo.

El modelo de trabajo puede ser modificado con nuevos procedimientos y métodos que permitan mejorar la productividad y la eficiencia de la organización. Tanto las transformaciones en las formas de hacer las cosas, como la planificación o la redistribución de los empleados pueden ayudar en este sentido.

Modificar el modelo estructural de la empresa puede ser una innovación necesaria para adaptarse al contexto competitivo en el que se mueve la misma, para lograr atraer mejores profesionales y para apostar por la corresponsabilidad y la autonomía de cada una de las trabajadoras y trabajadores. Estructuras y modelos de liderazgo donde cada persona asuma la responsabilidad sobre sus tareas y cuente con el apoyo de sus superiores pueden mejorar potencialmente la eficiencia de la empresa.

Consejos poderosos para hacer tu presentación

¿Quieres hacer presentaciones potentes que lleguen a tu audiencia?

Creo que he inventado una nueva palabra. Pero de haber existido estoy seguro que hablaríamos de… estoy tallereando un tema muy interesante, refiriéndonos al hecho de estar preparando una exposición pública sobre un tema específico, que vamos a exponer pasados unos días. Tal es así que como ponentes seríamos tallereandos y como oyentes seriamos tallereados.

Juegos de palabras aparte, sí es cierto que observo con frecuencia en jornadas y talleres a los que asisto que los contenidos están desordenados, que se pretenden inculcar demasiadas ideas en muy poco tiempo, que la presentación carece de una buena planificación previa o que el temario tiene demasiado alcance y poca profundidad. Todo esto afecta directamente a la calidad del taller y al provecho que obtendrá la audiencia que asista a este. 

El taller hay que prepararlo, con tiempo, con calma, sabiendo que no se trata de un curso y buscando que la audiencia reciba y asimile la información que hayamos determinado con anterioridad. 


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Lego Serious Play

La marca LEGO durante décadas se ha caracterizado por fomentar la imaginación en los niños y por permitirles construir sueños, ideas y conceptos a través de sus diferentes piezas.  Los niños construyen con LEGO un sin fin de historias y le dan sentido a muchas cosas. ¿Por qué entonces no permitir que los adultos construyan, por ejemplo, la visión estratégica del futuro de la empresa usando las piezas de LEGO?

A raíz de esto LEGO propone una innovadora metodología llamada LEGO SERIOUS PLAY basada en la construcción de modelos tridimensionales con esta marca para identificar, analizar y solucionar problemas en las empresas.

Las manos tienen memoria. Cuando se nos olvida un número de teléfono ¿qué hacemos? muchas veces tomamos el teléfono en nuestras manos y simulamos teclearlo para así recordarlo.

Estudios científicos comprueban que las células cerebrales están conectadas con las manos. Esto quiere decir que nuestras manos son capaces de retener información que muchas veces no somos capaces de expresar de manera verbal. Al construir con las manos conceptos abstractos permitimos acceso directo al conocimiento y a la experiencia que puede estar almacenada en la mente, facilitando el razonamiento y la conceptualización de situaciones, proyectos, ideas o planes.

Mediante LEGO SERIOUS PLAY los participantes construyen modelos que representan de manera metafórica la percepción, sentimientos y motivaciones que tiene sobre un concepto, idea, situación, etc.

Por ejemplo:
1. Se les pide a los participantes que construyan la visión de su departamento/empresa a 2 años.

2. Posteriormente todos los participantes deben compartir con el grupo la historia de lo que construyeron. Esto permite una proyección de lo que el participante cree y piensa mediante una actividad lúdica.

3. El grupo reflexiona y aprende sobre lo que los demás participantes compartieron.

Todos los participantes tienen que compartir las historias de sus modelos y a su vez escuchar a los demás, esto reduce significativamente el protagonismo y el ego que se da en algunas empresas donde el 20 por ciento de los participantes hablan y el 80 por ciento asiente con la cabeza.

La fortaleza de LEGO SERIOUS PLAY recae en el proceso de construcción, reflexión y aprendizaje colaborativo.

Cooperación entre empresas

La cooperación entre empresas se puede definir como un acuerdo entre dos o más empresas independientes, que uniendo o compartiendo parte de sus capacidades y/o recursos, sin llegar a fusionarse, instauran un cierto grado de interrelación con objeto de incrementar sus ventajas competitivas.

Las relaciones en una cooperación son más igualitarias que en una relación interna de tipo jerárquico, la búsqueda del consenso es más importante que la posición de superioridad jerárquica.

Los compromisos cubren sólo una parte del total de actividades que realizan los participantes, que continúan ejerciendo individualmente el resto de actividades. Ello hace que cada parte siempre manifestará un sentimiento de libertad que conferirá a las relaciones una tensión especial.

La cooperación es eminentemente una actividad económica compartida, encaminada al logro de beneficios mutuos para los participantes, y debe ser entendida como otra forma de competir en el mercado. En este sentido, conviene señalar que la competencia se está desplazando, de empresa compitiendo contra empresa, a grupos de empresas compitiendo contra grupos de empresas.

Metodología 5s

El presente artículo se enfoca en la aplicación de las 5S’s como metodología de trabajo, la cual será aplicada en la empresa, con la intención de organizar el área de trabajo y capacitar al personal en una nueva cultura de trabajo, mostrando los beneficios de la aplicación de esta metodología.

Las 5S´s constituyen una metodología para lograr mejoras en la organización del lugar de trabajo mediante la formación de hábitos de orden y limpieza. No se requiere tecnología ni conocimientos especiales para implementarlas, solo disciplina y autocontrol por parte de cada uno de los miembros de la organización. Las 5S´s no deben ser vistas como un programa a desarrollar durante un mes, ni como una acción con un principio y un fin, sino como una conducta que se debe adquirir y ejecutar de manera diaria, como la filosofía de trabajo que es.

Entre lo muchos beneficios que esta herramienta puede aportar a la empresa podemos destacar los siguientes:

Ayuda a la adquisición de autodisciplina en el personal respecto a sus áreas de trabajo.

Destaca los principales tipos de deshecho en las áreas de trabajo.

Señala anormalidades, tales como productos defectuosos y excedentes de inventario.

Reduce el movimiento innecesario, como el caminar y el trabajo innecesariamente agotador.

Permite que se identifiquen visualmente, y por lo tanto, se solucionen los problemas relacionados con escasez de material, averías en las maquinas o herramientas y demoras en las entregas.

Resuelve problemas logísticos en la organización, de una forma simple.

Reduce los accidentes mediante la eliminación de suelos aceitosos y resbalosos, ambientes sucios, ropa inadecuada y operaciones inseguras.

Mejora y mantiene las condiciones de clasificación, orden y limpieza en el área de trabajo.

Mejora el clima laboral, la motivación del personal, la calidad, eficiencia y, en consecuencia la competitividad de la empresa.

El programa de 5S´s se constituirá mediante el desarrollo de las siguientes etapas:

Seiri (seleccionar). Consiste en retirar del lugar de trabajo todos los artículos que no son necesarios.

Seiton (organizar). Consiste en ordenar los artículos que son necesarios para cada trabajo, estableciendo lugares específicos para cada cosa. De manera que facilite su identificación, localización, disposición y regreso al mismo lugar después de usarla.

Seiso (limpiar). Consiste básicamente en eliminar la suciedad y evitar ensuciar, siempre con la idea en mente de que al limpiar, también estamos inspeccionando lo que limpiamos.

Seiketsu (estandarizar). Consiste en lograr que los procedimientos, prácticas y actividades logrados en las tres primeras etapas se ejecuten conscientemente y de manera regular para asegurar que la selección, la organización y la limpieza se mantengan en el área de trabajo.

Shitsuke (seguimiento). Consiste en convertir en hábito las actividades de las 5S´s, manteniendo correctamente los procesos generados mediante el compromiso de todos.

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